Email và thư theo những quy ước khá cố định. Lời chào đầu, lời kết và các cụm mẫu chiếm phần lớn điểm trong bài viết thi. Trang này mở bằng bảng so sánh khung format của thư trang trọng và thư thân mật. Sau đó là cách chọn Yours sincerely hay Yours faithfully. Tiếp theo là các cụm mẫu xếp theo mục đích, từ mở đầu, yêu cầu thông tin, khiếu nại và xin lỗi, cho đến câu kết. Phần quy tắc văn phong nhắc bạn giữ đúng một giọng, trang trọng hoặc thân mật, và tránh những lỗi lệch giọng. Cuối cùng là vài ghi chú khi làm bài, ví dụ nêu mục đích ngay câu đầu và đáp ứng hết các ý đề yêu cầu.
Khung format
| Thư/email trang trọng | Thư/email thân mật |
|---|---|
| Dear Sir/Madam, / Dear Mr. Nguyen, | Dear Lan, / Hi Nam, / Hey Minh, |
| Lý do viết (1 câu) | Câu mở thân thiện (How are you?) |
| Thân: 2-3 đoạn ngắn | Thân: tin tức, chuyện, ý chính |
| Câu kết (I look forward to...) | Câu kết (Write back soon!) |
| Yours faithfully/sincerely, + tên | Best wishes, / Love, / Cheers, + tên |
- Yours sincerely — khi biết tên người nhận (Dear Mr. Smith).
- Yours faithfully — khi không biết (Dear Sir/Madam).
- Email: thêm subject line rõ ràng tóm tắt yêu cầu.
Cụm mẫu theo mục đích
Mở đầu — lý do viết
- Trang trọng: I am writing to enquire about... · I am writing with regard to... · I am writing in response to your advertisement.
- Thân mật: Just a quick note to tell you... · Thanks for your last email.
Yêu cầu và xin thông tin
- I would be grateful if you could... · Could you please let me know...? · I would appreciate it if you could send me...
- Please find attached... · Do not hesitate to contact me if you need further information.
Khiếu nại và xin lỗi
- I am writing to express my dissatisfaction with... · I would like to complain about...
- I am sorry for the inconvenience. · Please accept my apologies for...
Kết thư
- I look forward to hearing from you (soon). (hearing — danh động từ!)
- Thank you for your time and consideration.
- Thân mật: Hope to hear from you soon. · Give my regards to your family. · Keep in touch.
Quy tắc văn phong
- Trang trọng: dạng đầy đủ (I am, do not), không phrasal verb khẩu ngữ, dùng bị động khi hợp — xem Formal And Informal English.
- Thân mật: viết tắt thoải mái, phrasal verb thoải mái, dấu cảm thán ok.
- Đừng bao giờ mở email trang trọng bằng "Hi" hay kết bằng "Cheers" — lệch văn phong là lỗi mất điểm phổ biến nhất.
Ghi chú
- Mỗi đoạn một ý; nêu mục đích ngay câu đầu — người đọc bận chỉ skim.
- Trong phòng thi, kiểm tra đề xem yêu cầu những ý nào và đáp ứng hết — bao phủ nội dung quan trọng ngang ngôn ngữ.
- Cho bài luận dài thay vì thư, xem Paragraph And Essay Writing.
Xem thêm: Paragraph And Essay Writing · Formal And Informal English · Common Errors